Η Τέχνη της Πειθούς: Διαπραγμάτευση και Επιρροή – Τα Soft Skills για τους Stakeholders

Μέχρι τώρα, έχουμε αναλύσει στο softskillsgr.com πώς τα Soft Skills χτίζουν την ομάδα (Ηγεσία, Επικοινωνία, Συνεργασία) και πώς θωρακίζουν τον Project Manager στις κρίσεις (EQ, Προσαρμοστικότητα). Όμως, η επιτυχία ενός έργου δεν εξαρτάται μόνο από την εσωτερική ομάδα. Εξαρτάται εξίσου από τη διαχείριση των Stakeholders – από τον πελάτη και τον χορηγό, μέχρι τους προμηθευτές και άλλα τμήματα του οργανισμού. Αυτή η διαχείριση είναι μια διαρκής άσκηση Διαπραγμάτευσης και Επιρροής, δύο soft skills ζωτικής σημασίας.

Πολλοί θεωρούν τη Διαπραγμάτευση ως μια διαδικασία που συμβαίνει μόνο μία φορά, στο ξεκίνημα του συμβολαίου. Στην πραγματικότητα, ο Project Manager διαπραγματεύεται καθημερινά:

• Με την ομάδα: Για την κατανομή πόρων και προθεσμιών.

• Με τον χορηγό: Για την εξασφάλιση επιπλέον προϋπολογισμού ή χρόνου.

• Με τον πελάτη: Για την αποδοχή ενός change request ή για την ευθυγράμμιση των προσδοκιών.

Η αποτελεσματική διαπραγμάτευση δεν σημαίνει ότι πάντα κερδίζεις, αλλά ότι πετυχαίνεις ένα αποτέλεσμα Win-Win που εξυπηρετεί τους στόχους του έργου και διατηρεί τις σχέσεις. Αυτό απαιτεί ψυχραιμία, ετοιμότητα και την ικανότητα να ακούς τις πραγματικές ανάγκες της άλλης πλευράς.

Η Επιρροή (Influence) είναι η ικανότητα να πείθεις τους άλλους να υποστηρίξουν την πορεία του έργου σου, ακόμα κι αν δεν βρίσκονται υπό την άμεση εξουσία σου. Στο σύγχρονο matrix περιβάλλον, ο Project Manager σπάνια έχει άμεση ιεραρχική εξουσία επί όλων των Stakeholders. Επομένως, πρέπει να βασιστεί στην πειθώ. Αυτό επιτυγχάνεται μέσω:

• Αξιoπιστίας: Να είστε πάντοτε ενημερωμένοι και συνεπείς.

• Λογικής: Να παρουσιάζετε τα δεδομένα (data) και την αιτιολόγηση (rationale) των αποφάσεων με διαφάνεια.

• Σχέσεων: Να έχετε χτίσει θετικές διαπροσωπικές σχέσεις με τους βασικούς Stakeholders από την αρχή του έργου (Stakeholder Engagement).

Η πιο συχνή πηγή αποτυχίας στα έργα είναι η ανακριβής διαχείριση προσδοκιών. Αυτό είναι μια διαρκής διαπραγμάτευση. Ο Project Manager πρέπει να:

• Θέτει ρεαλιστικά όρια από την αρχή.

• Επικοινωνεί άμεσα τυχόν αποκλίσεις από το πλάνο (ειδικά τις αρνητικές ειδήσεις).

• Χρησιμοποιεί τεχνικές πειθούς για να εξισορροπήσει τις "ονειρικές" απαιτήσεις των πελατών με τους πραγματικούς πόρους και το χρονοδιάγραμμα.

Μην περιμένετε μια κρίση για να διαπραγματευτείτε. Κάντε το κομμάτι της καθημερινής σας στρατηγικής.

Η Διαπραγμάτευση και η Επιρροή ολοκληρώνουν το πλαίσιο των κορυφαίων soft skills που εξετάσαμε: Ολοκληρωμένος Project Manager είναι αυτός που συνδυάζει την τεχνική γνώση με την ικανότητα να ηγείται, να επικοινωνεί, να επιλύει συγκρούσεις και, κυρίως, να πείθει και να διαπραγματεύεται με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτά τα soft skills είναι η μεγαλύτερη επένδυση που μπορείτε να κάνετε στην καριέρα σας.

Ποια τακτική διαπραγμάτευσης θεωρείτε πιο αποτελεσματική όταν διαφωνείτε με έναν κρίσιμο Stakeholder; Μοιραστείτε την εμπειρία σας στα σχόλια!

#SoftSkills #ProjectManagement #Διαπραγμάτευση #Stakeholders #Επιρροή #Πειθώ #NegotiationSkills #PMskills #ΔιαχείρισηΈργου #Influence #Management #SoftSkillsGR