Ο Συντονιστής που Κάνει τη Διαφορά: Soft Skills για Πραγματικά Παραγωγικές Συναντήσεις (και όχι Χάσιμο Χρόνου)

Στην ελληνική εργασιακή πραγματικότητα, όπου ο χρόνος είναι συχνά περιορισμένος και η γραφειοκρατία μεγάλη, οι ατελείωτες συναντήσεις (meetings) έχουν γίνει το «αγκάθι» της παραγωγικότητας. Πόσες φορές έχετε νιώσει ότι μπήκατε σε μια σύσκεψη χωρίς ξεκάθαρο στόχο και βγήκατε χωρίς αποφάσεις; Η ευθύνη για να μετατραπεί αυτή η συνήθεια σε εποικοδομητική διαδικασία βαραίνει έναν ρόλο: τον συντονιστή. Ο συντονιστής δεν είναι απλά αυτός που «τρέχει» την ατζέντα. Είναι αυτός που χρησιμοποιεί συγκεκριμένα soft skills για να διασφαλίσει ότι κάθε λεπτό που αφιερώνεται είναι αξίας για την ομάδα. Αν θέλετε να ξεχωρίσετε και να απογειώσετε την αποτελεσματικότητα της ομάδας σας, μάθετε πώς να γίνετε ο συντονιστής που επιφέρει λύσεις.

Το πρώτο και πιο σημαντικό soft skill του συντονιστή είναι η ικανότητα ιεράρχησης και σαφήνειας (clarity). Στην Ελλάδα, οι συναντήσεις ξεκινούν συχνά με γενικόλογες αναφορές ή προσωπικές συζητήσεις. Ο καλός συντονιστής ξεκινά πολύ πριν τη συνάντηση: καθορίζει τον στόχο (π.χ. «Να αποφασίσουμε για τον προϋπολογισμό του project Χ», αντί για «Να μιλήσουμε για το project Χ»). Στέλνει μια λεπτομερή ατζέντα εκ των προτέρων, ορίζοντας τον ακριβή χρόνο για κάθε θέμα και το αναμενόμενο αποτέλεσμα. Αυτή η διαδικασία δείχνει σεβασμό στον χρόνο των συμμετεχόντων και εξασφαλίζει ότι όλοι έρχονται προετοιμασμένοι.

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ο ρόλος του συντονιστή είναι να είναι αμερόληπτος και να χρησιμοποιεί το soft skill της διαχείρισης χρόνου. Αυτό σημαίνει να διακόπτει ευγενικά τις άσκοπες παρεκκλίσεις, τις επαναλήψεις ή τις προσωπικές αντιπαραθέσεις (κοινό φαινόμενο σε ομάδες με έντονες προσωπικότητες). Όταν προκύπτει μια διαφωνία (conflict), ο συντονιστής δεν την αφήνει να κλιμακωθεί, αλλά χρησιμοποιεί τις δεξιότητες επίλυσης συγκρούσεων: αναγνωρίζει τα συναισθήματα, επαναφέρει τη συζήτηση στον αρχικό στόχο και προτείνει τη «στάθμευση» του θέματος (parking lot) για μεταγενέστερη συζήτηση, αν δεν είναι άμεσα σχετικό με την ατζέντα.

Ο αποτελεσματικός συντονιστής δεν μιλάει συνέχεια. Αντιθέτως, χρησιμοποιεί το soft skill της ενεργητικής ακρόασης για να εξασφαλίσει ότι όλες οι φωνές ακούγονται, ειδικά οι πιο εσωστρεφείς ή αυτοί που τείνουν να παραμένουν σιωπηλοί. Σε πολλά ελληνικά περιβάλλοντα, συχνά κυριαρχεί η πιο «δυνατή» φωνή. Ο συντονιστής οφείλει να αντισταθεί σε αυτό: «Γιάννη, δεν έχουμε ακούσει ακόμα την άποψή σου για το θέμα αυτό, τι πιστεύεις;». Επιβεβαιώνει τις βασικές ιδέες (π.χ. «Άρα, καταλαβαίνω ότι η πρόταση είναι να...») και διασφαλίζει ότι η συμμετοχή είναι ισότιμη, αξιοποιώντας έτσι τη συλλογική ευφυΐα της ομάδας.

Μια παραγωγική συνάντηση κρίνεται στο τέλος της. Ο συντονιστής πρέπει να συνοψίσει τα βασικά συμπεράσματα και να ορίσει με σαφήνεια τα επόμενα βήματα (action items) πριν κλείσει. Το πιο σημαντικό soft skill στην ολοκλήρωση είναι η υπευθυνότητα (ownership): σε ποιον ανατίθεται ακριβώς ποια εργασία και ποια είναι η προθεσμία; Αμέσως μετά τη συνάντηση, στέλνεται ένα σύντομο summary report με τις αποφάσεις και τα ανατεθέντα καθήκοντα (SEO keyword: follow-up). Με αυτόν τον τρόπο, οι συναντήσεις μετατρέπονται από «χάσιμο χρόνου» σε οδικούς χάρτες για την επίτευξη στόχων. Γίνετε ο συντονιστής που φέρνει αποτελέσματα!