Η «Netiquette» στην Εποχή της Τηλεργασίας: 5 Κανόνες για Αποτελεσματική Ψηφιακή Επικοινωνία

Η μετάβαση στην τηλεργασία (ή υβριδική εργασία) έχει αλλάξει ριζικά τον τρόπο που επικοινωνούμε στις ελληνικές επιχειρήσεις. Η αίθουσα συσκέψεων αντικαταστάθηκε από την οθόνη, και το γρήγορο «προφορικό» ρωτήματα από τα emails και τα chats (Slack, Teams). Ωστόσο, αυτή η νέα ψηφιακή πραγματικότητα απαιτεί έναν νέο κώδικα συμπεριφοράς — την Netiquette (Ψηφιακή Εθιμοτυπία). Όταν η φυσική παρουσία απουσιάζει, ο τόνος, η σαφήνεια και η ταχύτητα της ψηφιακής μας επικοινωνίας καθορίζουν πόσο επαγγελματίες και αποτελεσματικοί είμαστε. Η κακή Netiquette οδηγεί σε παρεξηγήσεις, άγχος και χάσιμο χρόνου. Εάν θέλετε να ξεχωρίσετε και να βελτιώσετε τη συνεργασία της ομάδας σας, ακολουθήστε τους παρακάτω 4 βασικούς κανόνες.

Στην Ελλάδα, έχουμε την τάση να χρησιμοποιούμε το Viber ή το email για τα πάντα. Ο πρώτος κανόνας της Netiquette είναι η ορθή επιλογή του μέσου.

1. Χρησιμοποιήστε το Email για επίσημα αιτήματα, μακροσκελείς αναφορές ή θέματα που απαιτούν αρχειοθέτηση και τυπικότητα.
2. Χρησιμοποιήστε το Chat (Teams, Slack) για γρήγορες ερωτήσεις, άμεσες απαντήσεις και ανεπίσημη επικοινωνία εντός της ομάδας.
3. Χρησιμοποιήστε το Τηλέφωνο/Video Call για δύσκολα θέματα (όπως κριτική ή διαφωνίες) ή όταν μια συζήτηση στο chat ξεπερνά τις 3-4 ανταλλαγές μηνυμάτων. Η σωστή επιλογή του μέσου εξασφαλίζει ταχύτητα και μειώνει τις παρεξηγήσεις.

Η ψηφιακή επικοινωνία απαιτεί σαφήνεια και πυκνότητα. Κανείς δεν θέλει να διαβάζει emails με 200 λέξεις για μια απλή ερώτηση.

1. Στα emails, χρησιμοποιήστε σαφείς γραμμές θέματος (SEO keyword): «Ερώτηση για το Project X– Προθεσμία», αντί για «Γεια σου».
2. Στο σώμα του μηνύματος, χρησιμοποιήστε λίστες (bullets) και έντονη γραφή (bold) για να τονίσετε τα βασικά σημεία και το ζητούμενο (Call to Action).
3. Αποφύγετε τα emojis σε επίσημα emails (είναι αποδεκτά στα chats) και βεβαιωθείτε ότι ο τόνος σας είναι επαγγελματικός, καθώς η γραπτή λέξη χάνει εύκολα την ενσυναίσθηση.

Στην εποχή της τηλεργασίας, τα όρια εργασίας-προσωπικής ζωής συχνά θολώνουν, ειδικά στην ελληνική αγορά όπου η προσωπική διαθεσιμότητα είναι συχνά υψηλή. Ο Κανόνας της Netiquette είναι να σέβεστε τον χρόνο των άλλων.

1. Μην στέλνετε chats ή emails εκτός ωραρίου (π.χ. 10 μ.μ.), εκτός αν πρόκειται για επείγουσα ανάγκη. Αν πρέπει να τα στείλετε, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Schedule Send" για να παραδοθούν το  πρωί.
2. Ορίστε ρεαλιστικούς χρόνους απόκρισης. Είναι λογικό να περιμένετε άμεση απάντηση στο chat, αλλά όχι στο email. Εάν χρειάζεστε επείγουσα απάντηση, επισημάνετέ το (π.χ., "URGENT - Please respond in 30 minutes").

Οι τηλεδιασκέψεις (SEO keyword) είναι το «νέο γραφείο». Για να τις κάνετε παραγωγικές, οφείλετε να εφαρμόσετε τους κανόνες του επαγγελματισμού.

1. Ενεργοποιήστε την κάμερα (όπου είναι εφικτό) – βοηθά στην εμπιστοσύνη και την επικοινωνία μη-λεκτικών μηνυμάτων.

2. Φροντίστε για ουδέτερο φόντο και καλό φωτισμό.

3. Αποφύγετε το multitasking (να κοιτάτε άλλα πράγματα στην οθόνη σας). Όταν είστε ομιλητής ή ακροατής, δώστε πλήρη προσοχή (Active Listening).

4. Κλείστε το μικρόφωνο όταν δεν μιλάτε για να αποφύγετε τους θορύβους του περιβάλλοντος (π.χ. τη φασαρία του σπιτιού).